Müşteri Takip Kartında Neler Tutulmalı? Güzellik Salonu ve Nail Art Stüdyosu Gizlilik Rehberi
Güzellik işinde hafıza hizmetin bir parçasıdır ve müşteri kartı bu hafızanın yaşadığı yerdir. İyi bir kart her ziyareti kolaylaştırır. Özensiz bir kart ise artık korumanız gereken bir kişisel bilgi yığınına dönüşür. Güzellik salonu, kuaför ya da nail art stüdyosu için yazılan bu rehber, işe yarayanı tutmanıza, yaramayanı dışarıda bırakmanıza ve hassas kısımları özenle ele almanıza yardım eder. Bu pratik bir tavsiyedir, hukuki tavsiye değil: kurallar ülkeye göre değişir, size hangisinin uygulandığını kontrol edin.
1. Her kartta neler olmalı
Bir dahaki sefere ona daha iyi hizmet vermenize yarayanı tutun: ad ve çalışan bir telefon numarası, aldığı hizmetler ve ne zaman, kullandığınız formül, şekil ya da teknik, işe yarayan ürünler, tercihler ("sessiz randevu", "kısa törpüyü sever") ve bir sonraki ziyaret için planınız. Bir ayrıntıyı bir sonraki randevuyu iyileştirmek için kullanacaksanız karttaki yerini hak eder.
2. Alerji ve hassasiyetler
Bu, sıklıkla ihtiyaç duyduğunuz tek hassas alandır, çünkü hem müşteriyi hem sizi korur. Yalnızca hizmetlerinizle ilgili olanı sade kelimelerle kaydedin: bilinen bir ürün alerjisi, belirli bir içeriğe hassasiyet, bir işlemden sonra görülen cilt reaksiyonu. Yazmadan önce müşteriye sorun ve neden gerektiğini söyleyin. Kartı tıbbi bir dosyaya dönüştürmeyin.
3. Nelerin dışarıda kalması gerekir
İşinizi yapmak için kullanmayacağınız her şeyi atlayın: bir tedavi gerçekten ona bağlı değilse teşhisler ve ilaç listeleri, aile ya da ilişki ayrıntıları, dedikodu, müşterinin görünüşü ya da davranışı hakkındaki görüşler ve kimlik belgeleri. Her fazladan ayrıntı korunması gereken bir şey daha, yanlış kişinin eline geçerse müşteriyi utandırabilecek bir şey daha demektir.
4. Fotoğraflar ve sesli notlar
Öncesi ve sonrası fotoğrafları sizin için yararlı, portfolyoda değerlidir ama kişiseldir. İzin isteyin ve onları herkese açık göstermek için ayrıca izin isteyin. Gerekmediğinde yüzlerden kaçının ve net bir "evet" olmadan müşteri fotoğrafını asla pazarlamada kullanmayın. Kısa sesli notlar formüller ve hatırlatmalar için kullanışlıdır ama onlara da diğer kişisel veriler gibi davranın.
5. Veriler nerede duruyor
Tezgâhın üstündeki kâğıt defter, kişisel bir sohbette duran müşteri bilgileri ya da telefonunuzun genel galerisindeki fotoğraflar en zayıf yerlerdir. Giriş gerektiren, özel hayatınızdan ayrı ve yedeklenebilen tek bir yeri tercih edin. Daha az yerde daha az kopya, daha az sızıntı ihtimali demektir.
6. Kim neyi görebilir
Çalışanınız varsa kimin hangi bilgiye gerçekten ihtiyaç duyduğuna karar verin. Resepsiyonun adlara, saatlere ve hizmetlere ihtiyacı olabilir ama özel bakım notlarına ya da paraya değil. Her kuaförün yalnızca kendi müşterilerine ihtiyacı olabilir. Erişimi role göre verin ve biri ayrılınca hızla kaldırın.
7. Düzenli tutmak ve istenince silmek
Kartları zaman zaman gözden geçirin ve eskimiş olanı kaldırın. Bir müşteri bilgilerinin silinmesini isterse bunu sorunsuzca yapabilmelisiniz. Birçok ülkenin kişisel verileri ne kadar süre saklayabileceğinize ve müşterilerin sizden neler isteyebileceğine dair kuralları olduğunu bilin. Çalıştığınız yerdeki kuralları kontrol edin ya da yerel bir danışmana sorun.
8. Müşterilere sade bir dille söylemek
İlk ziyarette söylenen dürüst bir cümle çok işe yarar: "Size daha iyi bakabilmek için hizmetleriniz ve varsa alerjileriniz hakkında not tutuyorum, bunları kimseyle paylaşmıyorum." Müşteriler bilgilendirilmeyi takdir eder ve bu, alerjiyi sormayı doğal kılar.
Velleni nerede devreye giriyor?
Velleni'yi bağımsız güzellik uzmanları, kuaförler, güzellik salonları ve nail art stüdyoları için geliştirdik. Yukarıdaki maddelerle ilişkisi ve sınırları.
- Hizmet geçmişi, notlar, uygulama planları, fotoğraflar ve sesli notların yanında alerji ve sağlık riski notları alanı olan müşteri kartları. Neyi gireceğinize siz karar verirsiniz, bu yüzden ihtiyacınız olanla sınırlı tutun.
- Özel bir hesap: kayıtlarınız ortak bir sohbette ya da galeride değil, bir girişin arkasındaki kendi hesabınızda durur; aynı hesabı Android'de ve tarayıcıda velleni.app adresinde kullanabilirsiniz.
- Ekipler için roller: ortak salon çalışma alanında sahibi çalışanları davet eder ve herkesin neyi göreceğine karar verir; örneğin resepsiyon özel bakım notlarını ya da parayı görmez.
- Silme: bir müşteriyi silebilir, tüm hesabınızın ve verilerinizin silinmesini uygulamanın içinden talep edebilirsiniz.
- Yedek: verilerinizin şifreli bir yedek dosyasını kaydedebilirsiniz.
Velleni'nin yapmadıkları: bir tıbbi kayıt sistemi değildir ve işletmenizi ülkenizdeki gizlilik kurallarına uygun hale getiremez. Bu sorumluluklar sizde kalır. Size sunduğu, kâğıt parçaları yerine müşteri notlarını tutacağınız düzenli, erişimi kontrollü bir yerdir. Sınırlı sayıda müşteriyle ücretsiz başlar.
Kısaca
Bir sonraki ziyareti iyileştireni tutun, alerjileri yalnızca müşterinin bilgisiyle kaydedin, kullanmayacağınızı dışarıda bırakın, fotoğraftan önce izin isteyin, her şeyi korunan tek bir yerde saklayın, çalışanlara yalnızca ihtiyaçları olanı verin ve istenince silin. Daha az veri, korunacak daha az şey demektir.