Defter, Excel ya da Salon Programı? Güzellik Salonunuz veya Nail Art Stüdyonuz Defteri Aştı mı?
Kâğıt defter bir hata değildir. Birçok iyi güzellik salonu ve nail art stüdyosu defterle başlar ve defterin gerçek güçlü yanları vardır: ücretsizdir, şarjı bitmez ve herkes nasıl kullanılacağını zaten bilir. Soru "kâğıt kötü, uygulama iyi" değil. Soru şu: defter ne zaman kazandırdığından fazlasına mal olmaya başlar? İşte altı belirti, Excel hakkında bir söz ve geçişin sakin bir yolu.
1. Çift randevu veriyor ya da ziyareti unutuyorsunuz
Ayda bir aksilik insanidir. Haftada bir aksilik ise bir maliyettir: küsmüş bir müşteri, boş bir koltuk, borçlu kaldığınız bir iyilik. Randevuları elinizin arkasına, bir fişe ya da "sonra kopyalarım" diye bir mesaja yazdığınızı fark ediyorsanız, program artık tek bir yerde durmuyor demektir.
2. Geçen sefer ne yaptığınızı söyleyemiyorsunuz
"İlkbaharda hangi renk formülünü kullanmıştık?" "Hangi tırnak şeklini sevmişti?" Cevap vermek aylarca sayfa çevirmek demekse, müşteri sizi izlerken dakikalar kaybedersiniz. Tek dokunuşla açılan bir müşteri kartı daha hızlıdır ve sizi olduğunuz profesyonel gibi gösterir.
3. Ayın parasını bir akşam toplama yapmadan göremiyorsunuz
Ayın nasıl geçtiğini yalnızca hesap makinesiyle oturunca öğreniyorsanız bunu sık yapmazsınız, sorunları da geç fark edersiniz. Günlük ve aylık gelir-gideri, kimin ödediğini, kimin borcu kaldığını gösteren basit bir görünümü istersiniz.
4. Deftere birden fazla kişi yazıyor
İki kişi aynı deftere randevu yazmaya başlar başlamaz iki el yazısı, nereye yazılacağı konusunda iki farklı fikir ve "salı günü saat üçe kim yazdı?" sorusu çıkar. Net yetkileri olan ortak bir takvim bunu çözer, ikinci bir kâğıt kopya asla çözmez.
5. Defteri kaybetmek felaket olur
Evde unutulur, üstüne bir şey dökülür ya da kaybolur: tek bir kâğıt defter tek bir hata noktasıdır. Üstelik müşterilerinizin kişisel bilgilerini, bazen alerji ve cilt hassasiyetlerini de taşır ve herkesin okuyabileceği bir tezgâhta durur. Daha az hassas not tutmak ve onları korunan bir yerde saklamak hem sizin hem onlar için daha iyidir.
6. Aynı mesajları tekrar tekrar yazıyorsunuz
Hatırlatmalar, fiyat cevapları, bakım sonrası talimatlar: aynı şeyi haftada on kez yazıyorsanız, bir şablon bir yılda gerçek saatler kazandırır. Gönder düğmesine yine siz bassanız bile mesajı yazmanıza yardım eden bir araç arayın.
Peki ya Excel?
Excel iyi bir hesap makinesi, kötü bir ajandadır. Toplamlar ve formüller için iyidir. Telefonda zahmetlidir, takvim görünümü yoktur, hatırlatma göndermez ve iki kişi düzenleyince kopyalar birbirinden ayrılır. Birçok sahip üç yerle kalır: randevu için defter, para için tablo ve müşteri notları için mesajlar. Bu size tanıdık geliyorsa asıl sorun kâğıt ya da tablo değil, hiçbir şeyin birbirine bağlı olmamasıdır.
Karmaşa yaşamadan nasıl geçilir?
- Bir başlangıç tarihi seçin. Ayın birinci günü ya da sakin bir pazartesi iyi olur.
- Önce önümüzdeki iki haftanın randevularını girin. Geçmişten önce yakın geleceğin doğru olması gerekir.
- Müşterileri geldikçe ekleyin. Defterdeki dört yüz isim yerine düzenli gelen yirmi müşterinizle başlayın.
- Defteri iki hafta güvenlik ağı olarak tutun, ama içine yeni bir şey yazmayın.
- İki hafta sonra karşılaştırın. Hiçbir şey kaybolmadıysa defteri emekli edin ve özel bir yerde saklayın.
Denerken sekiz maddelik takvim kontrol listemizi kullanın; hâlâ programları karşılaştırıyorsanız yedi soruluk rehberimiz yardımcı olur.
Velleni nerede devreye giriyor?
Velleni'yi defteri bırakmak isteyen bağımsız güzellik uzmanları, kuaförler, güzellik salonları ve nail art stüdyoları için geliştirdik. Neler sunuyor, neleri yapmıyor, açıkça yazalım.
- Sınırlı sayıda müşteriyle ücretsiz başlayın; hiçbir şey ödemeden önce gerçek düzenli müşterilerinizle deneyebilirsiniz.
- Gün ve hafta görünümlü, görev ve not destekli, iki randevu çakışınca uyaran takvim.
- Hizmet geçmişi, notlar, fotoğraflar ve sesli notlar içeren müşteri kartları; ayrıca saç, güzellik, tırnak ve epilasyon için görsel hizmet kartları.
- Anlaşılır özetler ve raporlarla gelir ve gider. Bir düzenleyicidir, muhasebe sistemi değildir.
- Telefon ve bilgisayar: aynı hesap Android'de ve tarayıcıda velleni.app adresinde, aynı anda.
- Yedek: verilerinizin şifreli bir yedek dosyasını kaydedebilir, hesabınızın ve verilerinizin silinmesini uygulamanın içinden talep edebilirsiniz.
Velleni'nin yapmadıkları: defterinizi içe aktaramaz, bu yüzden müşterileri elle girersiniz; bu yüzden düzenli müşterilerle başlamanızı öneriyoruz. Müşterilerinizden doğrudan randevu almaz ve hatırlatmaları kendi başına göndermez. WhatsApp mesajını yazmanıza yardım eder, gönder düğmesine siz basarsınız.
Kısaca
Defter size hizmet ettiği sürece tutun. Altı belirtiden ikisini ya da üçünü tanıdığınızda yumuşak geçiş yapın: bir başlangıç tarihi, önümüzdeki iki hafta, önce düzenli müşteriler ve eski defter güvenlik ağı olarak.