ビューティーサロンやネイルアートスタジオの無断キャンセルを減らす7つの方法
ビューティーサロンやネイルアートスタジオで空いたままの椅子は、手帳の穴というだけではありません。待つために給料が支払われているスタッフ、誰のためでもなく確保された時間と材料、そして本来そこにいられたはずの別のお客様です。無断キャンセルを完全になくすことはできませんが、いくつかの小さな習慣で大きく減らせます。ほとんどお金のかからない7つをご紹介します。
1. 1か月間、数えてみる
多くのオーナーは数字を知らないまま、無断キャンセルが「多い」と感じています。1か月の間、すべての来店を正直に「完了」「キャンセル」「欠席」として記録しましょう。月末には、何件欠席があったか、いつも同じ数人なのか、特定の曜日やメニューが多いのかが分かります。数えていないものは改善できません。
2. 予約時に認識を合わせる
無断キャンセルの多くは無礼ではなく、あいまいな予約が原因です。予約を受けるときに、日時、施術にかかる時間、料金またはおおよその幅の3点を、口頭か文面で確認しましょう。通じる電話番号も確認します。何のために来るのかをはっきり知っているお客様は、来店する可能性が高くなります。
3. 1〜2日前にリマインドを送る
短いメッセージは、単独で最も効果的な習慣です。自分が誰か、日時、メニューを書き、確認の返信をお願いしましょう。1〜2日あれば、お客様は対応でき、来られない場合も別の方でその枠を埋められます。話し言葉のままの、温かく短い文面にしましょう。法的な通知のようにはしないでください。
4. 日程変更をしやすくする
キャンセルが気まずいと感じると、お客様はただ来なくなります。メッセージに返信すれば日程を変えられることをはっきり伝え、すぐに別の候補を2つ示しましょう。日程を変更するお客様は、つなぎとめられるお客様です。黙って来ない方は、そうならないことが多いのです。
5. 明確でやさしいルールを持つ
自分のルールを決め、最初の欠席の後ではなく初回来店の前に伝えましょう。たとえば「24時間前までにご連絡ください。直前のキャンセルが続く場合は、次回のご予約にデポジットをお願いすることがあります」といった形です。デポジットを求めるかどうか、どう求めるかは、市場や地域のルールによって異なりますので、ご自身の事業に合うものを決めてください。大切なのは、ルールが単純で、全員に同じで、やさしく伝えられていることです。
6. 空いた枠を素早く埋める
急な連絡でも来られる柔軟なお客様の短いリストを持っておきましょう。枠が空いたら、そのうち2〜3人にメッセージを送ります。当日中に枠が埋まれば、キャンセルは損失ではなく、ちょっとした不便で済みます。
7. お客様が帰る前に次回を予約する
次回の予約がすでに手帳に入った状態で帰るお客様は、「また連絡します」と言うお客様よりずっと戻ってくる可能性が高くなります。常連のお客様には、たとえば4〜5週間ごとの繰り返し予約を入れておくと、数秒で済み、予定を守れます。
Velleniの位置づけ
Velleniは、個人で活動する美容のプロ、ヘアサロン、ビューティーサロン、ネイルアートスタジオのために作りました。この7つのステップを、はっきりした範囲で支えます。
- ステータス：来店を完了、キャンセル、欠席として記録できます。キャンセルと欠席はお客様の次回来店として数えられないので、履歴が正直なまま残ります。
- 顧客カルテには前回と次回の来店が表示され、カルテにメモを書けます。たとえば、直前にキャンセルしがちな方であることなどです。
- リマインド：丁寧、親しみやすい、サロン風のテンプレートからWhatsAppのリマインド作成をお手伝いします。下書きとして開き、送信ボタンを押すのはあなたです。
- 繰り返し予約：フォローアップ予約のシリーズを一度に作成でき（最大26回）、お客様が帰る前に次回が予約済みになります。
- 日表示・週表示と重複警告のあるカレンダーを、スマートフォンとブラウザ（velleni.app）で、同じアカウントで同時に使えます。
Velleniにできないこと：リマインダーを自動で送ること、お客様から直接予約を受け付けること、オンラインでデポジットを受け取ることはしません。リマインドとルールはあなたの手の中にあり、Velleniはそれを素早くします。登録できるお客様の人数に上限がありますが、無料で始められます。
まとめ
数える、認識を合わせる、リマインドする、変更をしやすくする、やさしいルールを伝える、空き枠を素早く埋める、次回を早めに予約する。今週はこのうち2つを実行し、1か月後に比べてみましょう。