顧客カルテに残すこと・残さないこと：ビューティーサロンとネイルアートスタジオの個人情報ガイド
美容の仕事では、記憶もサービスの一部であり、顧客カルテはその記憶が住む場所です。良いカルテは来店のたびをスムーズにします。雑なカルテは、守らなければならない個人情報の寄せ集めになります。このガイドは、ビューティーサロン、ヘアサロン、ネイルアートスタジオのために、役立つことを残し、不要なことを省き、繊細な部分を丁寧に扱う方法をまとめました。実務上のアドバイスであり、法的助言ではありません。ルールは国によって異なりますので、ご自身に当てはまるものを確認してください。
1. どのカルテにも必要なこと
次回その方により良く対応するのに役立つことを残しましょう。お名前とつながる電話番号、受けた施術とその日付、使った配合・形・技法、効果のあった商品、好み（「静かな接客」「短めのファイリングが好み」）、次回の予定。次の予約を良くするために使う情報なら、カルテに載せる価値があります。
2. アレルギーと敏感さ
これは、お客様とあなた自身を守るため、よく必要になる唯一の繊細な領域です。施術に関係することだけを、平易な言葉で記録しましょう。特定の商品へのアレルギー、ある成分への敏感さ、施術後の肌の反応など。書く前にお客様に尋ね、なぜ必要かを伝えます。カルテを医療記録のようにしてはいけません。
3. 残さないほうがよいこと
仕事に使わないことは省きましょう。施術が本当に左右されるのでなければ診断名や服薬リスト、家族や交際に関する事柄、うわさ話、お客様の容姿や振る舞いについての意見、身分証明書など。余計な情報は守るものがもう1つ増えるということであり、間違った人の目に触れればお客様を困らせかねないもう1つの種にもなります。
4. 写真と音声メモ
施術前後の写真は自分にも役立ち、ポートフォリオでも価値がありますが、個人的なものです。許可を取り、公開して見せる許可は別に取りましょう。必要のないときは顔を避け、はっきりした了承なしにお客様の写真を宣伝に使ってはいけません。短い音声メモは配合やリマインドに便利ですが、ほかの個人情報と同じように扱いましょう。
5. データの置き場所
カウンターの上の紙の手帳、個人のチャットに残ったお客様の情報、スマートフォンの共通ギャラリーの写真は、最も弱い場所です。ログインが必要で、私生活から切り離され、バックアップできる1か所を選びましょう。コピーが少なく、場所が少ないほど、漏えいの機会は減ります。
6. 誰が何を見られるか
スタッフがいるなら、誰がどの情報を本当に必要としているか決めましょう。受付に必要なのは名前、時間、メニューであって、個人的なケアのメモやお金ではないかもしれません。各スタイリストに必要なのは自分のお客様だけかもしれません。役割ごとに権限を与え、誰かが辞めたらすぐに外しましょう。
7. 整理しておき、求められたら削除する
ときどきカルテを見直し、古くなったものを取り除きましょう。お客様から情報の削除を求められたら、手間なく対応できるようにしておきます。多くの国には、個人データをどのくらいの期間保存できるか、お客様が何を求められるかについてのルールがあることを知っておいてください。お仕事をされている地域のルールを確認するか、地元の専門家に相談しましょう。
8. お客様にシンプルに伝える
初回来店時の正直な一言が大いに役立ちます。「より良くお世話するために、施術内容とアレルギーのメモを取っていますが、他の方に共有することはありません。」お客様は知らせてもらえることをありがたく思い、アレルギーを尋ねることも自然になります。
Velleniの位置づけ
Velleniは、個人で活動する美容のプロ、ヘアサロン、ビューティーサロン、ネイルアートスタジオのために作りました。上記の点との関係と、その限界をお伝えします。
- 施術履歴、メモ、施術プラン、写真、音声メモに加え、アレルギー・健康リスクのメモ欄がある顧客カルテ。何を入力するかはご自身で決められるので、必要なことだけにとどめましょう。
- プライベートなアカウント：記録は共有チャットやギャラリーではなく、ログインの奥にあるご自身のアカウントに置かれます。同じアカウントをAndroidとブラウザ（velleni.app）で使えます。
- チーム向けの役割：サロン共有のワークスペースで、オーナーがスタッフを招待し、各自が見られる内容を決められます。たとえば、受付には個人的なケアのメモやお金を見せない設定にできます。
- 削除：お客様を削除でき、アカウント全体とデータの削除もアプリ内から依頼できます。
- バックアップ：データの暗号化バックアップファイルを保存できます。
Velleniにできないこと：医療記録システムではなく、お住まいの国のプライバシー規則への適合をあなたの事業に代わって実現することはできません。その責任はあなたにあります。Velleniが提供するのは、紙切れの代わりに、お客様のメモを置くための整理されたアクセス制御つきの場所です。登録できるお客様の人数に上限がありますが、無料で始められます。
まとめ
次回の来店を良くすることを残し、アレルギーはお客様が知っている範囲で記録し、使わないことは省き、写真の前に尋ね、すべてを守られた1か所に置き、スタッフには必要なものだけを渡し、求められたら削除しましょう。データが少ないほど、守るものも少なくなります。