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Terminplaner für Schönheitssalon, Friseur und Nail-Art-Studio: 8 wichtige Funktionen

Vom Velleni-Team · · 6 Min. Lesezeit

Termine sind der Herzschlag eines Schönheitssalons, eines Friseursalons und eines Nail-Art-Studios. Stimmt der Kalender nicht, stimmt auch alles andere nicht: Kundinnen warten, Stylisten sind unausgelastet, und Sie verbringen Ihre Abende damit, Nachrichten zu korrigieren. Eine gute Terminsoftware braucht keine Dutzende Funktionen. Sie muss acht alltägliche Dinge gut können. Hier ist eine Checkliste, die Sie auf jedes Programm anwenden können, auch auf unseres.

Sie wählen noch grundsätzlich ein Programm aus? Beginnen Sie mit unserem Ratgeber mit sieben Fragen zur Wahl der Salonsoftware und kommen Sie danach hierher zurück, um den Kalender selbst zu beurteilen.

1. Tag und Woche auf einen Blick zeigen

Sie brauchen zwei Ansichten: eine Tagesansicht für „Was passiert jetzt“ und eine Wochenansicht für „Wo sind meine Lücken“. Eine Monatsansicht ist ein Bonus. Entscheidend ist, wie es auf dem Handy aussieht, denn dort schauen Sie zwischen zwei Kundinnen nach. Wenn Sie zoomen, seitlich scrollen oder drei Bildschirme öffnen müssen, um den morgigen Tag zu sehen, landen Sie wieder auf Papier.

2. Vor Überschneidungen warnen und trotzdem Ihnen die Entscheidung lassen

Doppelbuchungen sind die Beschwerde Nummer eins. Ein guter Kalender warnt Sie, wenn sich ein neuer Termin mit einem anderen derselben Person überschneidet. Er sollte Sie ihn trotzdem bewusst speichern lassen, denn in echten Salons laufen manchmal zwei Kundinnen gleichzeitig: Die Farbe wirkt ein, während Sie einen anderen Kopf schneiden, oder eine Nagelkundin wartet unter der Lampe. Ein Werkzeug, das alles blockiert, nervt genauso wie eines, das vor nichts warnt.

3. Das Buchen schnell machen

Gebucht wird, während Sie eine Bürste oder eine Feile in der Hand halten, oft mit der Kundin vor Ihnen. Zählen Sie die Tipps: Kundin wählen, Leistung wählen, Uhrzeit wählen, speichern. Muss eine neue Kundin angelegt werden, geht das im selben Ablauf, ohne die Buchungsmaske zu verlassen? Jeder zusätzliche Bildschirm ist ein Termin, der stattdessen auf einem Zettel landet.

4. Wiederkehrende Besuche verwalten

Viele Kundinnen kommen in einem festen Rhythmus: Ansatzfarbe alle fünf Wochen, Nagelauffüllung alle drei Wochen, wöchentlich Wimpern oder Brauen. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, eine Terminserie mit sinnvoller Obergrenze auf einmal anzulegen und einen einzelnen Besuch zu ändern oder abzusagen, ohne den Rest zu zerstören. Den nächsten Termin zu buchen, bevor die Kundin geht, ist der einfachste Weg zu einem vollen Kalender.

5. Sich an die Kundin erinnern

Ein Termin ist mehr als ein Zeitfenster. Wenn Sie ihn antippen, möchten Sie den letzten Besuch der Kundin sehen, was gemacht wurde, Ihre Notizen (Formel, Form, Empfindlichkeiten) und den bereits gebuchten nächsten Besuch. Wenn Kalender und Kundendaten an zwei verschiedenen Orten liegen, überspringen Sie an einem hektischen Tag eines von beiden.

6. Bei Erinnerungen helfen

Erinnerungen verringern Nichterscheinen, aber seien Sie sich klar darüber, was ein Programm wirklich tut. Manche versenden automatische Textnachrichten gegen Aufpreis, andere helfen nur beim Schreiben und überlassen Ihnen das Senden. Beides kann in Ordnung sein. Wichtig ist, dass Sie wissen, was Sie kaufen, dass die Nachricht nach Ihnen klingt und dass das Senden Sekunden statt Minuten dauert.

7. Absagen und Nichterscheinen erfassen

Sie müssen einen Besuch als abgeschlossen, abgesagt oder nicht erschienen markieren können, und das Programm sollte das unterschiedlich behandeln: Ein abgesagter Termin sollte nicht als nächster Besuch der Kundin erscheinen, ein abgeschlossener gehört in ihre Historie. Nach einigen Monaten zeigt Ihnen das, wer oft absagt und welche Tage leer bleiben, echte Informationen für die Führung des Betriebs.

8. Für ein Team funktionieren

Wenn Sie Mitarbeitende haben, möchten Sie die Termine einer Person oder aller sehen und steuern, wer was ändern darf. Fragen Sie, ob jede Stylistin nur ihre eigenen Kundinnen sieht, ob der Empfang buchen kann, ohne die Einnahmen zu sehen, und ob die Inhaberin Personen schnell hinzufügen und entfernen kann. Wenn Sie allein arbeiten, achten Sie darauf, dass das Programm Sie nicht durch Teamfunktionen schickt, die Sie nie nutzen werden.

Ein 10-Minuten-Kalendertest

  1. Buchen Sie auf dem Handy drei Kundinnen für morgen, ohne eine Anleitung zu lesen. War es schnell?
  2. Buchen Sie eine vierte zu einer überschneidenden Zeit. Kam eine Warnung, und konnten Sie trotzdem speichern?
  3. Legen Sie einen Wiederholtermin an und ändern Sie dann nur einen der Besuche.
  4. Öffnen Sie dasselbe Konto am Computer. Erscheinen alle Termine?
  5. Markieren Sie einen Besuch als abgeschlossen und einen als abgesagt. Prüfen Sie danach die Kundenkarte.

Wenn sich ein Schritt umständlich angefühlt hat, stellen Sie sich vor, ihn vierzigmal pro Woche zu machen.

Wo Velleni passt

Wir haben Velleni für selbstständige Beauty-Profis, Friseursalons, Schönheitssalons und Nail-Art-Studios entwickelt. So beantwortet sein Kalender die Checkliste, und das tut er nicht.

Was Velleni nicht tut: Es nimmt keine Buchungen direkt von Ihren Kundinnen entgegen und verschickt Erinnerungen nicht selbst. Wenn eine Buchungsseite für Kundinnen oder automatische Textnachrichten Ihr wichtigstes Anliegen sind, prüfen Sie das bei jedem Programm, das Sie wählen. Velleni ist mit einer begrenzten Zahl von Kundinnen kostenlos nutzbar.

Kurz gesagt

Ein guter Kalender lässt sich schnell füllen, ist ehrlich bei Überschneidungen, merkt sich Wiederholungstermine und Kundinnen, hilft beim Versenden von Erinnerungen und funktioniert auf dem Handy, das Sie wirklich in der Hand halten. Machen Sie den Zehn-Minuten-Test, bevor Sie sich festlegen, und wählen Sie das Programm, das sich an einem vollen Samstag leicht anfühlt.