Kundenkarte im Salon: Was gehört hinein? Datenschutz für Schönheitssalon und Nail-Art-Studio
In der Schönheitsbranche gehört das Gedächtnis zur Dienstleistung, und die Kundenkarte ist der Ort, an dem dieses Gedächtnis lebt. Eine gute Karte macht jeden Besuch angenehmer. Eine nachlässige wird zu einer Sammlung persönlicher Angaben, die Sie nun schützen müssen. Dieser Ratgeber für Ihren Schönheitssalon, Friseursalon oder Ihr Nail-Art-Studio hilft Ihnen, das Nützliche zu behalten, das Überflüssige wegzulassen und die sensiblen Teile sorgfältig zu behandeln. Es ist ein praktischer Rat, keine Rechtsberatung: Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also, was für Sie gilt.
1. Was auf jede Karte gehört
Behalten Sie, was Ihnen hilft, sie beim nächsten Mal besser zu bedienen: Name und eine funktionierende Telefonnummer, die erhaltenen Leistungen und wann, die verwendete Formel, Form oder Technik, Produkte, die sich bewährt haben, Vorlieben („ruhiger Termin“, „mag kurzes Feilen“) und was Sie für den nächsten Besuch planen. Wenn Sie eine Angabe nutzen würden, um den nächsten Termin zu verbessern, verdient sie ihren Platz auf der Karte.
2. Allergien und Empfindlichkeiten
Das ist der eine sensible Bereich, den Sie oft brauchen, weil er Kundin und Sie schützt. Halten Sie nur fest, was für Ihre Leistungen relevant ist, in einfachen Worten: eine bekannte Allergie gegen ein Produkt, eine Empfindlichkeit gegenüber einem bestimmten Inhaltsstoff, eine Hautreaktion nach einer Behandlung. Fragen Sie die Kundin, bevor Sie es notieren, und sagen Sie, warum Sie es brauchen. Machen Sie aus der Karte keine Krankenakte.
3. Was Sie weglassen sollten
Lassen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht nutzen würden: Diagnosen und Medikamentenlisten, sofern eine Behandlung nicht wirklich davon abhängt, Familien- oder Beziehungsdetails, Klatsch, Meinungen über Aussehen oder Verhalten der Kundin und Ausweisdokumente. Jede zusätzliche Angabe ist eine weitere Sache, die Sie schützen müssen, und eine weitere, die einer Kundin peinlich sein könnte, wenn sie in falsche Hände geriete.
4. Fotos und Sprachnotizen
Vorher-nachher-Fotos sind für Sie nützlich und im Portfolio wertvoll, aber sie sind persönlich. Fragen Sie um Erlaubnis und fragen Sie getrennt, ob Sie sie öffentlich zeigen dürfen. Vermeiden Sie Gesichter, wenn sie nicht nötig sind, und verwenden Sie Fotos einer Kundin niemals ohne ein klares Ja fürs Marketing. Kurze Sprachnotizen sind praktisch für Formeln und Erinnerungen, behandeln Sie sie aber wie alle anderen persönlichen Daten.
5. Wo die Daten liegen
Ein Papiernotizbuch auf dem Tresen, Kundenangaben in einem privaten Chatverlauf oder Fotos in der allgemeinen Galerie Ihres Handys sind die schwächsten Orte. Bevorzugen Sie einen Ort, der eine Anmeldung verlangt, von Ihrem Privatleben getrennt ist und gesichert werden kann. Weniger Kopien an weniger Orten bedeuten weniger Gelegenheiten für ein Datenleck.
6. Wer was sehen darf
Wenn Sie Mitarbeitende haben, entscheiden Sie, wer welche Informationen wirklich braucht. Der Empfang braucht vielleicht Namen, Zeiten und Leistungen, aber nicht die privaten Pflegenotizen oder das Geld. Jede Stylistin braucht womöglich nur ihre eigenen Kundinnen. Vergeben Sie Zugriff nach Rolle und entziehen Sie ihn schnell, wenn jemand geht.
7. Ordnung halten und auf Wunsch löschen
Prüfen Sie Karten von Zeit zu Zeit und entfernen Sie Veraltetes. Wenn eine Kundin verlangt, ihre Daten zu löschen, sollten Sie das ohne Aufwand können. Bedenken Sie, dass viele Länder Regeln dazu haben, wie lange Sie personenbezogene Daten aufbewahren dürfen und was Kundinnen von Ihnen verlangen können. Prüfen Sie die Regeln dort, wo Sie arbeiten, oder fragen Sie eine örtliche Beratung.
8. Kundinnen einfach informieren
Ein ehrlicher Satz beim ersten Besuch bewirkt viel: „Ich führe Notizen zu Ihren Behandlungen und etwaigen Allergien, damit ich Sie besser betreuen kann, und gebe sie nicht weiter.“ Kundinnen schätzen es, informiert zu werden, und die Frage nach Allergien wirkt dadurch selbstverständlich.
Wo Velleni passt
Wir haben Velleni für selbstständige Beauty-Profis, Friseursalons, Schönheitssalons und Nail-Art-Studios entwickelt. Wie es sich zu den obigen Punkten verhält, und wo seine Grenzen liegen.
- Kundenkarten mit Behandlungsverlauf, Notizen, Behandlungsplänen, Fotos und Sprachnotizen sowie einem Feld für Allergie- und Gesundheitsrisiko-Notizen. Sie entscheiden, was Sie eintragen, beschränken Sie sich also auf das Nötige.
- Ein privates Konto: Ihre Einträge liegen in Ihrem eigenen Konto hinter einer Anmeldung, nicht in einem gemeinsamen Chat oder einer Galerie, und Sie können dasselbe Konto unter Android und im Browser auf velleni.app nutzen.
- Rollen für Teams: In einem gemeinsamen Salon-Arbeitsbereich lädt die Inhaberin Mitarbeitende ein und entscheidet, was jede Person sehen darf, etwa der Empfang ohne die privaten Pflegenotizen oder das Geld.
- Löschen: Sie können eine Kundin löschen und die Löschung Ihres gesamten Kontos und Ihrer Daten direkt in der App beantragen.
- Backups: Sie können eine verschlüsselte Sicherungsdatei Ihrer Daten speichern.
Was Velleni nicht tut: Es ist kein medizinisches Aktensystem und kann Ihren Betrieb nicht konform mit den Datenschutzregeln Ihres Landes machen. Diese Verantwortung bleibt bei Ihnen. Es bietet Ihnen einen aufgeräumten, zugriffsgeschützten Ort für Kundennotizen statt Zettelwirtschaft. Es ist mit einer begrenzten Zahl von Kundinnen kostenlos nutzbar.
Kurz gesagt
Behalten Sie, was den nächsten Besuch verbessert, notieren Sie Allergien nur mit Wissen der Kundin, lassen Sie weg, was Sie nicht nutzen würden, fragen Sie vor Fotos, speichern Sie alles an einem geschützten Ort, geben Sie Mitarbeitenden nur, was sie brauchen, und löschen Sie auf Wunsch. Weniger Daten bedeuten weniger zu schützen.