Prise de rendez-vous pour salon de beauté et studio de nail art : 8 fonctions d’un bon agenda
Les rendez-vous sont le cœur battant d’un salon de beauté, d’un salon de coiffure ou d’un studio de nail art. Quand l’agenda est faux, tout le reste l’est aussi : les clientes attendent, les coiffeurs sont désœuvrés et vous passez vos soirées à corriger des messages. Un bon logiciel de rendez-vous n’a pas besoin de dizaines de fonctions. Il doit bien faire huit choses du quotidien. Voici une liste de contrôle applicable à n’importe quel logiciel, y compris le nôtre.
Vous hésitez encore sur le choix d’un logiciel en général ? Commencez par notre guide en sept questions pour choisir un logiciel de salon, puis revenez ici pour juger l’agenda lui-même.
1. Montrer la journée et la semaine d’un coup d’œil
Il vous faut deux vues : une vue jour pour « que se passe-t-il maintenant » et une vue semaine pour « où sont mes creux ». La vue mois est un bonus. Le test, c’est l’affichage sur votre téléphone, car c’est là que vous le consulterez entre deux clientes. S’il faut zoomer, faire défiler latéralement ou ouvrir trois écrans pour voir demain, vous reviendrez au papier.
2. Vous prévenir des chevauchements, tout en vous laissant décider
Les doubles réservations sont la plainte numéro un. Un bon agenda vous prévient quand un nouveau rendez-vous chevauche un autre pour la même personne. Il doit pourtant vous laisser l’enregistrer volontairement, car dans les vrais salons il arrive de s’occuper de deux clientes en même temps : une couleur qui pose pendant que vous coupez une autre tête, ou une cliente d’ongles qui attend sous la lampe. Un outil qui bloque tout est aussi pénible qu’un outil qui ne prévient de rien.
3. Rendre la prise de rendez-vous rapide
On réserve avec une brosse ou une lime à la main, souvent avec la cliente devant soi. Comptez les appuis : choisir la cliente, choisir la prestation, choisir l’heure, enregistrer. S’il faut créer une nouvelle cliente, pouvez-vous le faire dans le même parcours, sans quitter l’écran de réservation ? Chaque écran de trop est un rendez-vous qui finit noté sur un bout de papier.
4. Gérer les visites récurrentes
Beaucoup de clientes reviennent à un rythme régulier : retouche de racines toutes les cinq semaines, remplissage d’ongles toutes les trois, soin des cils ou des sourcils chaque semaine. Cherchez un moyen de créer une série de rendez-vous en une fois, avec une limite raisonnable, et de modifier ou d’annuler une visite sans casser les autres. Fixer la prochaine visite avant que la cliente ne parte est la façon la plus simple de garder un agenda plein.
5. Se souvenir de la cliente
Un rendez-vous, c’est plus qu’un créneau. En le touchant, vous voulez voir la dernière visite de la cliente, ce qui a été fait, les notes laissées (formule, forme, sensibilités) et la prochaine visite déjà réservée. Si l’agenda et les fiches clientes sont à deux endroits différents, vous en négligerez un lors d’une journée chargée.
6. Vous aider à envoyer des rappels
Les rappels réduisent les absences, mais soyez clair sur ce que fait réellement un logiciel. Certains envoient des SMS automatiques moyennant un supplément, d’autres vous aident seulement à rédiger le message et vous laissent l’envoi. Les deux peuvent convenir. Ce qui compte, c’est de savoir lequel vous achetez, que le message vous ressemble et qu’il s’envoie en quelques secondes, pas en minutes.
7. Suivre les annulations et les absences
Vous devez pouvoir marquer une visite comme terminée, annulée ou manquée, et le logiciel doit les traiter différemment : un créneau annulé ne doit pas apparaître comme la prochaine visite de la cliente, et une visite terminée doit rejoindre son historique. Au bout de quelques mois, cela vous montre qui annule souvent et quels jours restent vides, de vraies informations pour piloter l’activité.
8. Fonctionner pour une équipe
Si vous avez du personnel, vous voulez voir les rendez-vous d’une personne ou de tous, et contrôler qui peut modifier quoi. Demandez si chaque coiffeur ne voit que ses propres clientes, si l’accueil peut réserver sans voir les revenus et si la propriétaire peut ajouter ou retirer des personnes rapidement. Si vous travaillez seul(e), assurez-vous que le logiciel ne vous impose pas des fonctions d’équipe dont vous ne vous servirez jamais.
Un test d’agenda de 10 minutes
- Sur votre téléphone, réservez trois clientes pour demain sans lire de mode d’emploi. Était-ce rapide ?
- Réservez une quatrième à une heure qui chevauche. Avez-vous reçu un avertissement, et pouviez-vous quand même enregistrer ?
- Créez un rendez-vous récurrent, puis modifiez une seule des visites.
- Ouvrez le même compte sur votre ordinateur. Tous les rendez-vous apparaissent-ils ?
- Marquez une visite comme terminée et une autre comme annulée. Regardez ensuite la fiche de la cliente.
Si une étape vous a paru lourde, imaginez la faire quarante fois par semaine.
Où se place Velleni
Nous avons créé Velleni pour les professionnelles et professionnels indépendants de la beauté, les salons de coiffure, les salons de beauté et les studios de nail art. Voici comment son agenda répond à la liste, et ce qu’il ne fait pas.
- Vues jour et semaine sur le téléphone et dans le navigateur sur velleni.app, avec des tâches et des notes à côté de vos rendez-vous. Utilisez le même compte sur les deux en même temps.
- Alerte de chevauchement : si un nouveau rendez-vous chevauche un autre, Velleni vous demande si vous voulez quand même l’enregistrer.
- Prise de rendez-vous rapide avec le bouton « Ajouter un rendez-vous », et une nouvelle cliente peut être créée dans la même étape.
- Visites récurrentes : créez une série de rendez-vous de suivi en une fois (jusqu’à 26 visites).
- Les fiches clientes affichent la dernière et la prochaine visite, l’historique des prestations, les notes, les photos et les notes vocales.
- Rappels : Velleni vous aide à rédiger un message WhatsApp avec des modèles formels, amicaux ou dans le style du salon. Il s’ouvre comme brouillon et c’est vous qui appuyez sur envoyer.
- Statuts : marquez les visites comme terminées, annulées ou manquées. Les visites annulées et manquées ne comptent pas comme la prochaine visite.
- Équipes : dans un espace de travail partagé du salon, la propriétaire invite le personnel, choisit ce que chaque personne peut voir et filtre les rendez-vous par membre de l’équipe.
Ce que Velleni ne fait pas : il ne prend pas de réservations directement auprès de vos clientes et n’envoie pas de rappels tout seul. Si une page de réservation pour les clientes ou des SMS automatiques sont votre priorité, vérifiez-le dans le logiciel que vous choisirez. Velleni est gratuit pour commencer, avec un nombre limité de clientes.
En bref
Un bon agenda se remplit vite, est honnête sur les chevauchements, se souvient des visites récurrentes et des clientes, vous aide à envoyer des rappels et fonctionne sur le téléphone que vous avez vraiment en main. Faites le test de dix minutes avant de vous engager et choisissez celui qui vous paraît simple un samedi chargé.