Fiche cliente en salon de beauté ou studio de nail art : que noter, que laisser (confidentialité)
Dans les métiers de la beauté, la mémoire fait partie du service, et la fiche cliente est l’endroit où vit cette mémoire. Une bonne fiche rend chaque visite plus fluide. Une fiche négligée devient une collection de données personnelles qu’il vous faut désormais protéger. Ce guide, pensé pour votre salon de beauté, salon de coiffure ou studio de nail art, vous aide à garder ce qui est utile, à laisser de côté ce qui ne l’est pas et à traiter avec soin les parties sensibles. C’est un conseil pratique, pas un avis juridique : les règles varient selon les pays, vérifiez donc celles qui s’appliquent à vous.
1. Ce que toute fiche doit contenir
Gardez ce qui vous aide à mieux la servir la prochaine fois : le nom et un numéro de téléphone qui fonctionne, les prestations reçues et quand, la formule, la forme ou la technique utilisée, les produits qui ont fonctionné, les préférences (« rendez-vous au calme », « aime les limages courts ») et ce que vous prévoyez pour la prochaine visite. Si vous utiliseriez un détail pour améliorer le prochain rendez-vous, il mérite sa place sur la fiche.
2. Allergies et sensibilités
C’est la seule zone sensible dont vous avez souvent besoin, car elle protège la cliente et vous. Ne notez que ce qui concerne vos prestations, avec des mots simples : une allergie connue à un produit, une sensibilité à un ingrédient, une réaction cutanée après un soin. Demandez à la cliente avant de l’écrire et dites pourquoi vous en avez besoin. Ne transformez pas la fiche en dossier médical.
3. Ce qu’il faut laisser de côté
Ignorez tout ce que vous n’utiliseriez pas pour faire votre travail : diagnostics et listes de médicaments, sauf si un soin en dépend vraiment, détails familiaux ou sentimentaux, ragots, opinions sur l’apparence ou le comportement de la cliente et pièces d’identité. Chaque détail en plus est une chose de plus à protéger et une de plus qui pourrait gêner une cliente si elle tombait entre de mauvaises mains.
4. Photos et notes vocales
Les photos avant/après sont utiles pour vous et précieuses dans un portfolio, mais elles sont personnelles. Demandez la permission et demandez séparément celle de les montrer publiquement. Évitez les visages quand ils ne sont pas nécessaires et n’utilisez jamais la photo d’une cliente dans votre communication sans un oui clair. De courtes notes vocales sont pratiques pour les formules et les rappels, mais traitez-les comme n’importe quelle autre donnée personnelle.
5. Où vivent les données
Un cahier papier sur le comptoir, des informations de clientes dans une conversation personnelle ou des photos dans la galerie générale de votre téléphone sont les endroits les plus fragiles. Préférez un seul endroit qui demande une connexion, séparé de votre vie privée et qui peut être sauvegardé. Moins de copies à moins d’endroits, c’est moins d’occasions de fuite.
6. Qui peut voir quoi
Si vous avez du personnel, décidez qui a vraiment besoin de quelle information. L’accueil peut avoir besoin des noms, des horaires et des prestations, mais pas des notes privées de soins ni de l’argent. Chaque coiffeur n’a peut-être besoin que de ses propres clientes. Donnez l’accès par rôle et retirez-le vite quand quelqu’un part.
7. Garder de l’ordre et supprimer sur demande
Passez les fiches en revue de temps en temps et retirez ce qui est périmé. Si une cliente vous demande de supprimer ses informations, vous devriez pouvoir le faire sans difficulté. Sachez que de nombreux pays ont des règles sur la durée pendant laquelle vous pouvez conserver des données personnelles et sur ce que les clientes peuvent exiger. Vérifiez les règles du lieu où vous travaillez ou demandez à un conseiller local.
8. Informer simplement les clientes
Une phrase honnête lors de la première visite fait beaucoup : « Je garde des notes sur vos prestations et sur d’éventuelles allergies pour mieux m’occuper de vous, et je ne les partage pas. » Les clientes apprécient d’être informées, et cela rend naturelle la question sur les allergies.
Où se place Velleni
Nous avons créé Velleni pour les professionnelles et professionnels indépendants de la beauté, les salons de coiffure, les salons de beauté et les studios de nail art. Comment il se rapporte aux points ci-dessus, et ses limites.
- Fiches clientes avec historique des prestations, notes, plans de soins, photos et notes vocales, ainsi qu’un champ de notes sur les allergies et les risques pour la santé. Vous décidez de ce que vous saisissez, limitez-vous donc à ce dont vous avez besoin.
- Un compte privé : vos données vivent dans votre propre compte derrière une connexion, pas dans une conversation partagée ni dans une galerie, et vous pouvez utiliser le même compte sur Android et dans le navigateur sur velleni.app.
- Des rôles pour les équipes : dans un espace de travail partagé du salon, la propriétaire invite le personnel et décide de ce que chaque personne peut voir, par exemple l’accueil sans les notes privées de soins ni l’argent.
- Suppression : vous pouvez supprimer une cliente et demander la suppression de tout votre compte et de vos données depuis l’application.
- Sauvegardes : vous pouvez enregistrer un fichier de sauvegarde chiffré de vos données.
Ce que Velleni ne fait pas : ce n’est pas un système de dossiers médicaux et il ne peut pas rendre votre activité conforme aux règles de confidentialité de votre pays. Ces responsabilités restent les vôtres. Ce qu’il vous offre, c’est un endroit ordonné et à accès contrôlé pour les notes sur vos clientes, à la place de bouts de papier. Il est gratuit pour commencer, avec un nombre limité de clientes.
En bref
Gardez ce qui améliore la prochaine visite, ne notez les allergies qu’avec l’accord de la cliente, laissez de côté ce que vous n’utiliseriez pas, demandez avant les photos, stockez tout au même endroit protégé, ne donnez au personnel que ce dont il a besoin et supprimez sur demande. Moins de données, c’est moins à protéger.