Velleni Scarica su Google Play

Agenda appuntamenti per salone di bellezza e studio di nail art: 8 funzioni da cercare

Dal team Velleni · · 6 min di lettura

Gli appuntamenti sono il battito cardiaco di un salone di bellezza, di un parrucchiere o di uno studio di nail art. Quando il calendario è sbagliato, va storto tutto il resto: le clienti aspettano, i collaboratori restano fermi e tu passi le serate a correggere messaggi. Un buon programma per gli appuntamenti non ha bisogno di decine di funzioni. Deve fare bene otto cose di tutti i giorni. Ecco una lista di controllo che puoi applicare a qualsiasi programma, compreso il nostro.

Stai ancora scegliendo un programma in generale? Parti dalla nostra guida in sette domande per scegliere un programma per il salone e poi torna qui per valutare il calendario vero e proprio.

1. Mostrare il giorno e la settimana a colpo d’occhio

Servono due viste: una giornaliera per «che cosa succede adesso» e una settimanale per «dove sono i miei buchi». La vista mensile è un extra. La prova è come appare sul telefono, perché è lì che lo guarderai tra una cliente e l’altra. Se devi ingrandire, scorrere di lato o aprire tre schermate per vedere domani, tornerai alla carta.

2. Avvisarti delle sovrapposizioni, lasciandoti comunque la decisione

Le doppie prenotazioni sono la lamentela numero uno. Un buon calendario ti avvisa quando un nuovo appuntamento si sovrappone a un altro della stessa persona. Dovrebbe comunque lasciarti salvarlo di proposito, perché nei saloni veri a volte si seguono due clienti insieme: una colorazione in posa mentre tagli un’altra testa, o una cliente di unghie che aspetta sotto la lampada. Uno strumento che blocca tutto è fastidioso quanto uno che non avvisa di nulla.

3. Rendere veloce la prenotazione

Si prenota con una spazzola o una lima in mano, spesso con la cliente davanti. Conta i tocchi: scegliere la cliente, scegliere il servizio, scegliere l’orario, salvare. Se bisogna creare una nuova cliente, puoi farlo nello stesso flusso, senza uscire dalla schermata di prenotazione? Ogni schermata in più è un appuntamento che finisce scritto su un foglietto.

4. Gestire le visite ripetute

Molte clienti tornano con un ritmo fisso: ritocco della ricrescita ogni cinque settimane, ricostruzione delle unghie ogni tre, ciglia o sopracciglia ogni settimana. Cerca un modo per creare una serie di appuntamenti in una volta sola, con un limite sensato, e per modificare o annullare una singola visita senza rovinare le altre. Fissare la visita successiva prima che la cliente se ne vada è il modo più semplice per tenere l’agenda piena.

5. Ricordarsi della cliente

Un appuntamento è più di una fascia oraria. Quando lo tocchi, vuoi vedere l’ultima visita della cliente, che cosa è stato fatto, le note che hai lasciato (formula, forma, sensibilità) e la prossima visita già prenotata. Se calendario e schede clienti stanno in due posti diversi, in una giornata piena ne salterai uno dei due.

6. Aiutarti con i promemoria

I promemoria riducono le mancate presenze, ma sii chiara su che cosa fa davvero un programma. Alcuni inviano SMS automatici a pagamento, altri ti aiutano solo a scrivere il messaggio e lasciano a te l’invio. Entrambi possono andare bene. Conta sapere quale stai acquistando, che il messaggio suoni come te e che inviarlo richieda secondi, non minuti.

7. Tenere traccia di disdette e mancate presenze

Devi poter segnare una visita come completata, annullata o saltata, e il programma deve trattarle in modo diverso: una fascia annullata non dovrebbe comparire come prossima visita della cliente, e una visita completata dovrebbe finire nel suo storico. Nel giro di qualche mese vedi chi disdice spesso e quali giorni restano vuoti: informazioni reali per gestire l’attività.

8. Funzionare per un team

Se hai dei collaboratori, vuoi vedere gli appuntamenti di una persona o di tutti, e controllare chi può modificare cosa. Chiedi se ogni parrucchiere vede solo i propri clienti, se la reception può prenotare senza vedere gli incassi e se la titolare può aggiungere o rimuovere persone in fretta. Se lavori da sola, assicurati che il programma non ti faccia passare per funzioni di team che non userai mai.

Una prova del calendario di 10 minuti

  1. Sul telefono, prenota tre clienti per domani senza leggere istruzioni. È stato veloce?
  2. Prenotane una quarta in un orario che si sovrappone. Hai ricevuto un avviso e hai potuto salvare comunque?
  3. Crea un appuntamento ripetuto e poi modifica una sola delle visite.
  4. Apri lo stesso account sul computer. Compaiono tutti gli appuntamenti?
  5. Segna una visita come completata e una come annullata. Poi controlla la scheda della cliente.

Se un passaggio ti è sembrato macchinoso, immagina di farlo quaranta volte a settimana.

Dove si inserisce Velleni

Abbiamo creato Velleni per professioniste e professionisti indipendenti della bellezza, parrucchieri, saloni di bellezza e studi di nail art. Ecco come il suo calendario risponde alla lista e che cosa non fa.

Quello che Velleni non fa: non riceve prenotazioni direttamente dalle tue clienti e non invia promemoria da solo. Se una pagina di prenotazione per le clienti o gli SMS automatici sono la tua priorità, verificali nel programma che sceglierai. Velleni è gratuito per iniziare, con un numero limitato di clienti.

In breve

Un buon calendario si riempie in fretta, è sincero sulle sovrapposizioni, ricorda le visite ripetute e le clienti, ti aiuta a inviare i promemoria e funziona sul telefono che hai davvero in mano. Fai la prova di dieci minuti prima di impegnarti e scegli quello che ti sembra facile in un sabato pieno.